KONSEP MANAJEMEN PROYEK (klp1)

Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu.

Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek

1.       Manajer proyek harus mendefinisikan proyek,agar menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.

2.       Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memotivasi anggota tim.

3.       Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.

kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer proyek  adalah:

1.       Kepemimpinan

2.        manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega)

3.        komunikasi

4.        Negosiasi

5.       Perencanaan

6.        manajemen kontrak

7.       pemecahan masalah dan berpikir kreatif.

Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi

1.       komunikasi  yang  tidak baik (Poor communication)

2.       persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)

3.       kesalahpahaman (Misunderstandings).

4.       suasana yang tidak mendukung (Bad weather)

5.       pemogokan kerja (Union strikes)

6.       konflik pribadi (Personality conflicts)

7.       manajemen yang tidak baik (Poor management)

8.       definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)

Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama.

Timbulnya suatu proyek antara lain dilatar belakangi oleh:

1.       Rencana pemerintah. misalnya proyek pembangunan jalan

2.       Permintaan pasar. misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru.

3.       Dari dalam perusahaan yang bersangkutan. misalnya suatu perusahaan akan memperbarui (modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu bersaing.

4.       Dari kegiatan penelitian dan pengembangan. dari kegiatan penelitian dan pengembangan diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya, sehingga dibangun fasilitas produksinya.

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.

Manfaat manajemen proyek

1.       Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab

2.       Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin

3.       Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan

4.       Mengidentifikasi metode analisa peramalan

5.       Mengukur prestasi terhadap rencana

6.       Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan

7.       Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana

8.       Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu :

1.       manusia,

2.       masalah dan

3.       proses.

Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu :

1. manajemen tingkat bawah (operasional)
2. manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manaterial) dan
3. manajemen tingkat atas(strategi).

Dimana setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri sendiri dan semuanya bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.

Dasar-Dasar Organisasional

Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan saling bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama

beberapa elemen organisasi yaitu :

1.       orang

2.       tujuan

3.       posisi

4.       pekerjaan

5.       teknologi

6.       struktur

7.       lingkungan luar

Contoh-contoh proyek sistem informasi yaitu

1.       Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu

2.       Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah

3.       Proyek pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada di PT Garuda.

4.       Proyek pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.

5.       Proyek penjualan elektronik (E-Commerce)

Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan

Tahap Implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam perusahaan.

Tahap Design

1.       Metode pembuatan software  

2.       Organisasi pembuatan software

Tahap Testing

1.       Perubahan regulasi system

2.       Ketidaksesuaian

3.       Tidak adanya Risk Management